確保認(rèn)證審查記錄有效性需注意的問題

發(fā)布日期：2019-07-14 12:52:01 來源：互聯(lián)網(wǎng)

　　一、檢查表應(yīng)注意的問題。

1.有的審核員現(xiàn)場寫檢查表，審核憑感覺，看見什么查什么。根本沒有策劃檢查內(nèi)容和抽樣要求，審核員學(xué)習(xí)的什么審查技巧、順向檢查、逆向檢查，根本沒有采用，完全是兩回事。而且在審核之后都沒有評(píng)定。

●重申要求要提前閱讀組織文件，提前準(zhǔn)備好檢查表。

2.過程方法的體現(xiàn)，有的審核員使用捆綁式的審核方法，雖將某某條款捆在一起，可是檢查內(nèi)容和捆綁的條款文不對(duì)題，有的根本沒有記錄相應(yīng)內(nèi)容。

●重申要求要按照過程方法檢查并記錄，內(nèi)容要全。

3.檢查記錄和計(jì)劃要求不一；缺少條款；漏查部門。實(shí)際檢查時(shí)，記錄寫“本部門不負(fù)責(zé)”，那么哪個(gè)部門負(fù)責(zé)？沒有追查記錄。另外還有“7.6項(xiàng)外包”，外包實(shí)施、控制情況沒有記錄。技檢科缺少8.2.4的審核記錄。

●重申要求必查條款必須審核，否則，審核無效，要重新審核。這屬嚴(yán)重的問題。另外還有在審核設(shè)計(jì)條款時(shí)，只寫“7.3.1～-7.3.7”其中的幾條，其他寫“沒有發(fā)生”。如何體現(xiàn)抽樣的完整？從設(shè)計(jì)項(xiàng)目清單可以再抽其它有此內(nèi)容的項(xiàng)目。不能只抽查一個(gè)項(xiàng)目沒有相關(guān)內(nèi)容，也不抽查其他項(xiàng)目。

●重申要求要按照計(jì)劃認(rèn)真審核，不能缺少條款、漏查部門。

4.現(xiàn)場檢查表中替組織修改文件。如組織沒刪減7.3、7.5.2條款，審核員審核時(shí)在檢查表中寫“組織沒有，應(yīng)刪減”。自己給自己套上咨詢的嫌疑。

●重申要求要按計(jì)劃執(zhí)行，提前策劃好審核計(jì)劃，確認(rèn)審核范圍。

5.問答式：編碼式的檢查表。有“高水平”的審核員，檢查表左欄寫“檢查某某項(xiàng)/記錄/證據(jù)有沒有？”或“標(biāo)準(zhǔn)/程序編碼”，如7.1；7.5.1；7.5.2…等。檢查表右欄寫檢查的記錄，或?qū)?ldquo;有”或?qū)?ldquo;沒有”，右欄根本體現(xiàn)不出查的內(nèi)容是什么，體現(xiàn)不出“有”的符合性；“沒有”的嚴(yán)重性。

●重申不許可再出現(xiàn)類似編碼式或問答式的審核。

6.檢查表要求和檢查記錄文不對(duì)題。如對(duì)7.5條款運(yùn)行過程的審核中，檢查記錄是監(jiān)測儀表的校準(zhǔn)，檢查表要求查檢驗(yàn)的證據(jù)。反過來檢查這兩個(gè)條款7.6；8.2.4時(shí)，記錄寫見7.5要求。

●重申要求明確每個(gè)條款的檢查要求及證據(jù)要求。明確相關(guān)條款的區(qū)別。

7.檢查表缺少不符合的具體事實(shí)。審核現(xiàn)場開具的不符合項(xiàng)，在檢查表中沒有記錄事實(shí)及不符合的來源等。

●重申要求認(rèn)真審核檢查，認(rèn)真記錄不符合事實(shí)。

8.現(xiàn)場審核對(duì)7.5.5條款的檢查。問題有的組織明確刪減該條款，而實(shí)際刪減不合理。本應(yīng)該在文件審查中提出不合理性，但沒有提出。而到現(xiàn)場也沒有提出。現(xiàn)場應(yīng)該有審核員對(duì)該條款的控制檢查，但卻無審核記錄。

●重申要求文件審查人員要認(rèn)真審查刪減是否合理。組長現(xiàn)場文審確認(rèn)時(shí)，應(yīng)寫明刪減的合理性。

(二)審核工作專業(yè)能力評(píng)審表填寫問題。

1.專業(yè)介紹或培訓(xùn)欄目中應(yīng)該寫明本企業(yè)審核的專業(yè)特點(diǎn)，由組內(nèi)專業(yè)審核員或?qū)＜疫M(jìn)行培訓(xùn)。

2.尤其是下部分的“專業(yè)代表填寫”，有的授權(quán)組長要完成。評(píng)價(jià)適宜與否，是否有專業(yè)人員，分工和專業(yè)是否一致。由本專業(yè)的管理代表簽字，表示符合國家規(guī)范要求。

(三)不符合通知單的開據(jù)和關(guān)閉。

1.不符合的事實(shí)描述和實(shí)際應(yīng)該一致，描述要求具體。有的審核員開據(jù)的不符合報(bào)告中描述事實(shí)不清楚，如“查××車間現(xiàn)場監(jiān)視記錄沒有”，評(píng)價(jià)為“一般不符合”。如此應(yīng)為嚴(yán)重不符合。要考慮如何驗(yàn)證糾正措施實(shí)施有效性。另外開據(jù)不符合的事實(shí)一定要清楚，論點(diǎn)明確，論據(jù)充足，判標(biāo)準(zhǔn)確，說服力強(qiáng)。

2.不要感情用事。查一企業(yè)審核記錄“查××部門不能回答本部門的××管理職責(zé)。不符合標(biāo)準(zhǔn)5.5.1要求。”“查現(xiàn)場使用沒有××設(shè)備，不符合標(biāo)準(zhǔn)6.1資源要求。”等30多個(gè)類似的不符合問題。如果都是這樣的問題，顯然不夠嚴(yán)肅或者不夠深入，體現(xiàn)審核員的審核水平還不夠高。

3.不符合的關(guān)閉要根據(jù)糾正措施和所附的證據(jù)材料，有糾正和措施，證據(jù)和開據(jù)不符合要對(duì)應(yīng)。

(四)審核報(bào)告的填寫

1.審核范圍要和合同、計(jì)劃一致。有時(shí)在現(xiàn)場審核時(shí)組織會(huì)提出種種要求，如增加認(rèn)證覆蓋范圍等。審核組長要征得中心市場部等部門的評(píng)審認(rèn)可后才可以。如果涉及專業(yè)類別的變化，組長還要考慮成員的專業(yè)能力，否則審核無效。

●重申審核成員不能隨意變更審核范圍和評(píng)定的專業(yè)。

2.報(bào)告對(duì)要求的條款要填寫完整。不能遺留條款、不選擇或不填寫。如：對(duì)投訴項(xiàng)目，每次審核都要查；標(biāo)識(shí)和證書的使用情況，是在發(fā)證書之后的每次審核中要檢查的內(nèi)容。

3.報(bào)告對(duì)嚴(yán)重不符合項(xiàng)要提出處理的時(shí)機(jī)和方法，如：驗(yàn)證時(shí)間；現(xiàn)場驗(yàn)證，還是書面驗(yàn)證等。而且在下次審核時(shí)還要繼續(xù)審查該項(xiàng)。

4.如果審核是針對(duì)擴(kuò)評(píng)進(jìn)行的，要在報(bào)告中評(píng)價(jià)對(duì)擴(kuò)評(píng)產(chǎn)品/服務(wù)的意見。

(五)質(zhì)量監(jiān)督部門對(duì)認(rèn)證覆蓋產(chǎn)品/服務(wù)的監(jiān)督檢查評(píng)價(jià)表。有的組織填寫內(nèi)容沒有相應(yīng)的證據(jù)，要附監(jiān)督檢查報(bào)告的復(fù)印件。還要注意認(rèn)證覆蓋產(chǎn)品/服務(wù)的種類，要求要全(如有3個(gè)產(chǎn)品，就應(yīng)至少有3個(gè)監(jiān)督檢查報(bào)告)。

六、末次會(huì)議的記錄要求

1.記錄審核組對(duì)體系的判定，合格/基本合格/不合格。

2.現(xiàn)場審核發(fā)現(xiàn)的分歧意見，全部/部分認(rèn)可(對(duì)××審核發(fā)現(xiàn)的意見)。

七、審核卷的涂改過多。要求審核組成員注意現(xiàn)場審核條件的嚴(yán)肅性，不能隨意涂改審核證據(jù)。

八、2004年度的要求

1.按照新的要求進(jìn)行審核卷的歸檔。組長要認(rèn)真檢查。

2.凡屬質(zhì)量不合格的審核卷，不能制作審核證書。

3.對(duì)審核質(zhì)量繼續(xù)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)考核和落實(shí)；2004年要求審核部對(duì)初審和監(jiān)督審核卷進(jìn)行抽樣檢查30～40本/每月，考核審核員的審核質(zhì)量和基本素質(zhì)。對(duì)第一次發(fā)現(xiàn)審核卷不合格-警告改正；第二次發(fā)現(xiàn)審核卷不合格公布審核單位警告(不點(diǎn)審核員姓名)，對(duì)審核組長和責(zé)任人各扣款100元；第三次發(fā)現(xiàn)審核卷不合格-季度末公布不符合審核員的姓名和內(nèi)容，扣除該審核員審核費(fèi)，并培訓(xùn)學(xué)習(xí)之后再參加審核。

4.年度末由中心計(jì)劃部、審核部、技術(shù)部、人教部共同評(píng)價(jià)審核員的審核質(zhì)量和審核表現(xiàn)，評(píng)選出優(yōu)秀審核員(按照審核規(guī)范評(píng)價(jià))，進(jìn)行相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。在新年度里希望大家按照持續(xù)改進(jìn)的要求，不斷提高審核質(zhì)量和水平。

編輯：foodqa