檔案管理程序和要求

    1．檔案管理人員的職責

    （1）檔案管理人員應認真登記造冊，分類整理，統(tǒng)計歸檔和保管，不得遺失和損壞。保證及時準確地提供技術(shù)資料和數(shù)據(jù)，為本單位的質(zhì)量管理和服務社會提供可靠保證。

    （2）各科室檢測人員應認真主動地做好所用規(guī)程和標準的搜集和整理工作，檢測原始記錄在檢定證書出具前由質(zhì)保辦保存歸檔。

    （3）其它質(zhì)量和技術(shù)類管理文件及記錄等，應予記錄完成后交由質(zhì)保辦歸檔并保存。

    （4）如果實驗室合并或撤銷，或者檔案管理人員變更時，應及時做好檔案管理工作的移交程序，以保證檔案管理工作的安全準確完整。

    2．實驗室檔案如何控制

    單位各種文件均有唯一性標識，需要建立受控文件和非受控文件清單，注明文件名稱、編號、發(fā)文單位、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、生效日期等必要信息，同時在文件封面加蓋受控和非受控公章，做到動態(tài)管理。

檔案內(nèi)容管理

    1．技術(shù)檔案

    （1）各科室使用的作業(yè)指導書、操作規(guī)程、計量檢定規(guī)程、檢驗標準和校準規(guī)范等。

    （2）計量標準器和配套設(shè)備的檢定證書、校準證書、說明書、合格證、設(shè)備使用和維修紀錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和記錄等。

    （3）各科室與計量標準相關(guān)的技術(shù)資料，如：申請書、履歷書、技術(shù)報告、原始記錄、檢定證書和電子版記錄等。

    2．質(zhì)量檔案

    （1）質(zhì)量管理手冊、程序文件、各類規(guī)章制度、管理體系評審計劃和內(nèi)審計劃、質(zhì)量控制記錄等。

    （2）環(huán)境條件控制記錄、證書報告合格記錄、合同評審和服務協(xié)議記錄等。

    3．建設(shè)檔案

    （1）單位年度工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案和員工信息管理等。

    （2）人事檔案、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施管理臺賬、人員錄用和勞動紀律考核記錄等。

借閱和管理

    1．檔案借閱要求

    （1）上級部門考核復查或認評需要提供資料時，經(jīng)最高管理者批準后，方能提供。

    （2）各科室人員借閱資料時，經(jīng)辦理借閱登記手續(xù)后，并說明借閱時限，并及時歸還。

    （3）其他單位或個人借閱時，應提供書面申請，經(jīng)最高管理者批準后，方可借閱，借閱人不得遺失和損壞，如有上述情況發(fā)生，視情節(jié)酌情賠償。

    2．檔案管理辦法

    （1）檔案按類別歸檔保存，購置的儀器設(shè)備資料、檢定證書、學習培訓資料及相關(guān)技術(shù)資料應及時歸檔。

    （2）所有資料和原始數(shù)據(jù)不得帶出實驗室和復印，特殊情況經(jīng)最高管理者批準后可使用復印件。

    （3）電子版記錄統(tǒng)一保管并有備份和密碼，防止閱讀和修改及計算機病毒等人為原因造成丟失。

編輯：foodnews