• <strike id="qu02s"></strike><strike id="qu02s"></strike>
  • <ul id="qu02s"></ul>

    海南食品安全網(wǎng)

    做審核員必讀的十條審核規(guī)則!

    放大字體 縮小字體 發(fā)布日期:2019-07-14 12:51:39 來(lái)源:互聯(lián)網(wǎng)

     

    所有的審核員都接受過(guò)審核策劃、實(shí)施和報(bào)告的基本培訓(xùn)。遺憾的是,許多審核員只接受過(guò)這樣的基本培訓(xùn)。在此,我提出十條規(guī)則,或者說(shuō),你也可以將其視為指南。如果遵循這些指南,你將大大提高審核的有效性。各位審核員,對(duì)照一下,你都做到了嗎?

    規(guī)則一:讓受審核方成為審核組的成員

    讓受審核方感覺自己就是審核組的成員要避免這樣的開場(chǎng)白,“不要擔(dān)心,我們不是來(lái)這里審核你們,而是審核你們的體系的。”

    而應(yīng)該說(shuō):“我們要對(duì)××過(guò)程進(jìn)行一次評(píng)估,爭(zhēng)取識(shí)別過(guò)程的不足之處或者改進(jìn)的機(jī)會(huì)。為此,我們需要你們的幫助。希望你們帶我們走一遍整個(gè)過(guò)程,并解釋它是如何運(yùn)行的。我們可能需要你們回答一些問(wèn)題或出示一些相關(guān)的記錄。如果有什么不足之處或者你們認(rèn)為會(huì)有讓過(guò)程變得更好的改進(jìn)措施,我們也愿意聽聽。如果你有什么問(wèn)題,請(qǐng)隨時(shí)提出來(lái)。可以嗎?”

    這樣的開場(chǎng)白聽起來(lái)更真誠(chéng),真正反映出受審核方的角色,還讓受審核方成為審核組的成員,事實(shí)上也應(yīng)該如此。

    這條規(guī)則的運(yùn)用,應(yīng)該讓受審核方不但愿意接受審核,而且還樂(lè)意積極協(xié)助審核。

    規(guī)則二:漏斗法面談策略

    審核員在與受審核方面談中,可以問(wèn)三大類問(wèn)題:開放式、封閉式和澄清性的問(wèn)題。

    評(píng)估開始時(shí),先問(wèn)一些泛泛的開放式問(wèn)題,審核員從開放式問(wèn)題中得到的信息比封閉式問(wèn)題多得多,然后采用澄清性的問(wèn)題來(lái)彌補(bǔ)遺漏。封閉式問(wèn)題需要回答是或否,或者明確對(duì)或錯(cuò)。所以受審核方在回答封閉式問(wèn)題時(shí)面臨的“折戟沉沙”的機(jī)會(huì)更大。

    通過(guò)運(yùn)用這種方式,開放式、封閉式和澄清性的問(wèn)題,就構(gòu)成了我們所謂的漏斗法面談策略。采用漏斗法能夠提高審核效率,在最短的時(shí)間內(nèi)獲得最多的信息,而且也讓受審核方感到更安全,在與審核員面談過(guò)程中逐漸放松,積極配合。

    規(guī)則三:做一個(gè)積極的傾聽者

    積極傾聽的重要性不能過(guò)分夸大。人們常常提到的一條經(jīng)驗(yàn)是,審核員在審核過(guò)程中應(yīng)該只花10%的時(shí)間來(lái)說(shuō)話,而用90%的時(shí)間去傾聽。

    根據(jù)相關(guān)研究獲得的令人擔(dān)憂的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示,所有談話交流中有近70%都被誤解了。雖然在這些錯(cuò)誤的溝通中,大部分對(duì)日常交往不會(huì)產(chǎn)生重大的影響,但是審核中的錯(cuò)誤傳達(dá)就會(huì)對(duì)受審核方和審核員雙方的信譽(yù)造成破壞性的影響。簡(jiǎn)而言之,審核員必須做一名積極的傾聽者。

    規(guī)則四:永遠(yuǎn)不要讓受審核方挑選抽樣

    許多審核員會(huì)讓采購(gòu)經(jīng)理列舉提供不合格產(chǎn)品的供應(yīng)商的例子。這樣一來(lái),受審核方就可以自己選擇抽樣,而這樣就永遠(yuǎn)發(fā)現(xiàn)不了問(wèn)題。

    可取的辦法是,在審核采購(gòu)部門之前先審核收貨部門,通過(guò)收貨部門的記錄發(fā)現(xiàn)幾個(gè)進(jìn)貨產(chǎn)品問(wèn)題的例子。如果審核員想在與采購(gòu)經(jīng)理的面談中實(shí)現(xiàn)這一要求,可以明確要求采購(gòu)經(jīng)理出示這次訪問(wèn)收貨部門發(fā)現(xiàn)的供應(yīng)商問(wèn)題的檔案記錄。

    審核員應(yīng)該檢查其檢查單上的每一個(gè)問(wèn)題,然后自問(wèn),“我將如何驗(yàn)證受審核方的回答?我是否知道需要什么,以及如何選擇抽樣?”如果答案不確定,審核員應(yīng)該制定驗(yàn)證策略,并將其納入檢查單。

    規(guī)則五:永遠(yuǎn)要通過(guò)現(xiàn)有的美元價(jià)值來(lái)識(shí)別審核發(fā)現(xiàn)的真正作用

    優(yōu)秀審核員與普通審核員的不同之處在于,前者能夠?qū)徍税l(fā)現(xiàn)與真正的結(jié)果聯(lián)系起來(lái)。他們能夠?qū)徍税l(fā)現(xiàn)從技術(shù)違規(guī)轉(zhuǎn)變?yōu)橛绊懡M織的問(wèn)題,他們能夠引起管理層的注意,并獲得管理層的支持。

    審核員應(yīng)該總是努力確定不足之處是否對(duì)組織產(chǎn)生影響,如果是,其程度如何。

    規(guī)則六:永遠(yuǎn)要與受審核方確認(rèn)你的審核發(fā)現(xiàn)

    在離開之前,審核員永遠(yuǎn)應(yīng)該將審核發(fā)現(xiàn)告知受審核方。這一點(diǎn)在你認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合時(shí)尤其重要。

    告知審核發(fā)現(xiàn),可以避免因溝通不暢導(dǎo)致的無(wú)效發(fā)現(xiàn)。記住,所有交流內(nèi)容中有70%存在誤解。訓(xùn)練有素的審核員如果積極傾聽,能夠大大減少誤解的概率。但事實(shí)上,有時(shí)我們恰恰不理解對(duì)方要表達(dá)的意思,或者對(duì)方不理解我們。有時(shí)候,我們認(rèn)為發(fā)現(xiàn)了不符合,但事實(shí)上并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)。

    在結(jié)束審核之前或者在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí),要當(dāng)場(chǎng)與受審核方溝通,這樣做可以讓受審核方有機(jī)會(huì)糾正可能導(dǎo)致發(fā)現(xiàn)無(wú)效的任何誤解,也保護(hù)了你作為審核員的利益。

    規(guī)則七:不要舍本逐末

    不要記錄沒(méi)有用的內(nèi)容。什么是沒(méi)有用的內(nèi)容?這里說(shuō)的沒(méi)有用的內(nèi)容是指行政性質(zhì)的,對(duì)管理體系的績(jī)效沒(méi)有任何實(shí)際影響的審核發(fā)現(xiàn)。這樣的例子包括明顯的筆誤、在沒(méi)有要求或不必要的情況下在空白處沒(méi)有標(biāo)記“不適用”,以及明顯可以輕易糾正的行政監(jiān)督的疏漏。因?yàn)檫@些細(xì)枝末節(jié)有時(shí)違反了相關(guān)要求,審核員如何避免將其寫入報(bào)告呢?簡(jiǎn)單的回答就是,不要舍本逐末。

    關(guān)注重要的要求、問(wèn)題和績(jī)效,不要專注于或者有意去尋找意義不大的小問(wèn)題。

    規(guī)則八:在報(bào)告中提供充分的背景信息

    審核員必須始終牢記他們?cè)跒檎l(shuí)寫不符合報(bào)告。既不是為審核項(xiàng)目經(jīng)理,也不是為其他審核員,而是為了受審核方的管理者或被審核過(guò)程的負(fù)責(zé)人,為了要采取糾正措施的受審核方的管理者或過(guò)程負(fù)責(zé)人。

    管理者或過(guò)程負(fù)責(zé)人在審核員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候可能不在場(chǎng),這就意味著審核報(bào)告必須要清晰,并且能夠直接追溯到違反的要求。對(duì)問(wèn)題的描述不能留下疑點(diǎn),必須指出有什么問(wèn)題以及為什么認(rèn)為是違反了要求。

    規(guī)則九:具體指出優(yōu)勢(shì)所在

    審核員難道不應(yīng)該在受審核方的出色表現(xiàn)方面給予肯定嗎?答案是肯定的。審核員應(yīng)該指出并肯定受審核方的出色表現(xiàn),尤其是當(dāng)這種出色的表現(xiàn)代表著真正的最佳實(shí)踐時(shí)。但是,這樣做的規(guī)則是一定要有針對(duì)性。在給予表?yè)P(yáng)時(shí),關(guān)鍵在于指出值得表?yè)P(yáng)的具體做法。

    審核員很少有足夠的時(shí)間全面深入地評(píng)估整個(gè)體系或過(guò)程,也無(wú)法能夠肯定地說(shuō)整個(gè)審核對(duì)象確實(shí)很好。

    相反,要具體指出你所發(fā)現(xiàn)的出色方面。這種出色的表現(xiàn)可能是電子文件化的控制到位,或向文件用戶告知文件變更時(shí)所采用的方法。總之,不要泛泛而談。

    規(guī)則十:審核員的就餐問(wèn)題

    除了審核員需要解決吃飯問(wèn)題外,還有其他一些問(wèn)題也與午餐有關(guān),需要妥善解決,尤其是在進(jìn)行場(chǎng)外審核的時(shí)候。這些問(wèn)題中,最重要的問(wèn)題是外出吃午餐還是叫外賣餐。

    受審核方往往會(huì)邀請(qǐng)審核員外出吃午餐。審核組長(zhǎng)要權(quán)衡接受邀請(qǐng)與完成審核之間的輕重。大多數(shù)審核員吃工作午餐,吃飯時(shí)討論審核進(jìn)展、需要深入審核的內(nèi)容以及如何調(diào)整下午的進(jìn)度等問(wèn)題。許多審核員還利用午餐的時(shí)間寫審核記錄。如果審核組外出就餐,這些工作都無(wú)法完成。

    此外,外出就餐一個(gè)小時(shí)內(nèi)難以返回。因?yàn)檫@些原因,大多數(shù)審核員傾向于叫外賣餐。當(dāng)然,對(duì)于內(nèi)部審核而言,這個(gè)問(wèn)題就沒(méi)有意義了,審核員可以自行決定。

    結(jié)果:遵循這十條簡(jiǎn)單規(guī)則或者說(shuō)指南,將有助你更有效更高效地進(jìn)行審核,同時(shí)還有助于向所有參與人員樹立更積極的形象。 

    編輯:foodqm

     

    版權(quán)所有: 海南食品飲料網(wǎng) Copyright(c) 2016-2019r. All Rights Reserved 豫ICP備18014680號(hào)
    若無(wú)意侵犯了貴司版權(quán),請(qǐng)來(lái)信通知,我們會(huì)及時(shí)處理和回復(fù),謝謝!郵箱:fw@service.com
    海南食品飲料網(wǎng)打造全國(guó)快消食品招商代理信息服務(wù)平臺(tái),食品進(jìn)出口招商代理、小食品招商代理經(jīng)銷商、食品飲料招商代理網(wǎng)站,免費(fèi)服務(wù)讓食品企業(yè)誠(chéng)招代理商買賣最好的食品。
    未經(jīng)海南食品飲料網(wǎng)書面特別授權(quán),請(qǐng)勿轉(zhuǎn)載或建立鏡像 違者依法追究相關(guān)法律責(zé)任
    主站蜘蛛池模板: 国产精品无码日韩欧| 日韩精品无码一区二区三区四区| 久久亚洲精品无码| 亚洲AV人无码综合在线观看| 久久久久亚洲AV片无码下载蜜桃 | 亚洲中文字幕无码中文| 国产爆乳无码视频在线观看3| 国精品无码一区二区三区左线| 一本无码人妻在中文字幕免费| 中文无码喷潮在线播放| 亚洲AV无码XXX麻豆艾秋| 亚洲av日韩av高潮潮喷无码| 精品无码久久久久久久动漫| 亚洲av无码不卡久久| 亚洲精品无码MV在线观看 | 色国产色无码色欧美色在线| 夜夜添无码试看一区二区三区| 岛国av无码免费无禁网站| 毛片无码免费无码播放| 最新中文字幕AV无码不卡| 亚洲av无码专区在线观看素人| 无码国产精成人午夜视频不卡 | 亚洲欧洲无码一区二区三区| 中文字幕丰满乱孑伦无码专区| 国产精品午夜无码体验区| 亚洲AV无码一区二区三区牛牛| 国产精品无码成人午夜电影| 亚洲高清无码在线观看| 久久天堂av综合色无码专区 | 免费无码又爽又高潮视频| 无码爆乳护士让我爽| 色窝窝无码一区二区三区| 亚洲国产精品无码专区| 亚洲va中文字幕无码久久不卡| 亚洲成a人在线看天堂无码| 中文无码vs无码人妻| 熟妇人妻系列aⅴ无码专区友真希| 亚洲无码精品浪潮| 日韩av无码免费播放| 亚洲大尺度无码无码专区| 日韩人妻无码一区二区三区99 |